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[原创]如何组织有效的讨论会

菜鸟
2004-04-14 03:30:00    评分
近来参加了一些会议。不知是不是和公司的性质无关而和国人对待会议的态度有关,反正软件公司的会议开得简直是个个泥塑木雕,会上个个低着头,轮到讨论时,更是嘟着嘴不说话。如此一来会议变成了组织者单方面的宣告,而没有了讨论的实质。就如何组织有效的讨论会,本人发表一些愚见,希望能抛砖引玉。

一、会议议程
要讨论什么内容,需要先列下来,否则容易跑题或者目标不明确。如果是非正式的会议,没必要整理出书面的会议议程的,也需要将大致需要讨论的内容一一列举出来,免得开会时没有讨论的重点。

一、好的开场白
好的开场白需能够简明扼要的解释本次开会要讨论的内容,需有鼓动性,以便提起众人的精神积极参加此项会议。一种不好的开场白就是平铺直叙的开始。“下面我们大家讨论一下今后软件工作如何如何,希望各位踊跃的提出自己的意见”。往往组织者在说出这样的开场白后就没有人吭声了,第一没有提出讨论的重点,范围框架太大,可说的太杂;二是太过平淡,过于程式化,让人提不起兴趣,三是过渡不自然,没有为后继的发言者提供可延续的话题。改成这样会好一点,“好,我们既然对前面的工作情况也有了了解了,相信大家意识到不足自然有更好的改进想法。特别是对于软件变更流程方面,既然我们对以往的做法是深恶痛绝,我们就更应该积极的去提出解决问题的好方法!请自己的想法告诉大家好不好...”,这样一来带动了与会者,并有了个自然的过渡,先针对某项具体的问题进行讨论,将讨论先顺利的开展起来。

二、避免冷场
讨论会上冷场是最令人尴尬的。特别对于组织者来说,热切的等着大家发言,可是大家都低着个头,默不作声。一般来说,没有不会说话的人只有不愿意主动说话的人。组织者应该想方法带动与会者的发言,或者转个话题,说个相关的幽默活跃一下气氛。也可以直接点名请某个人出来说说,然后就着此人的话题继续发挥,展开对某事的讨论。

三、避免滔滔不绝
有的领导一时性起会滔滔不绝的连讲数小时,讲到倒是正事,可惜总是一个人发挥,而且越说越有劲,没个节制,把讨论会变成了个人演讲会。不要说全无了讨论的效果,而且如果口才不好听得人昏昏欲睡,这就更不好了。如果是与会者滔滔不绝到好办,适当的时候可以提醒一下,先感谢其能够中肯的提出宝贵意见,再请其简明扼要的提出观点供大家参考。 四、防止跑题
这是小讨论会上最常见的情况。往往四五个人开始还在讨论需求分析,分析来分析去就开始天马行空。结果一个小时能讨论完的东西,说不定能拖一个上午。跑题的责任全部要算在会议主持者的头上,如果他能很好的把握会议的议程,明确会议的目的,有很强的工作责任感是不会把时间浪费在跑题上的。 五、打草惊蛇
这个只是作为一个小技巧随便说说而已。如果发现与会者心不在焉,私下里交谈或者做小动作的,不妨请其身边的人起来发言。全会场的人目光聚到他身边人的身上,受目光所及,此人自然要顾及自己的作为,端正开会态度。算是一个旁敲侧击的方法。 [align=right][color=#000066][此贴子已经被作者于2004-4-14 10:51:34编辑过][/color][/align]



关键词: 原创     如何     组织     有效     讨论会     会议     讨论    

菜鸟
2004-04-15 00:57:00    评分
2楼
对于小讨论会,最有效的办法就是不要提供椅子。

菜鸟
2004-04-15 22:02:00    评分
3楼
以下是引用ryansheng在2004-4-14 16:57:00的发言:
对于小讨论会,最有效的办法就是不要提供椅子。
有趣

菜鸟
2004-10-07 20:36:00    评分
4楼
会议组织者应将议题及可能的解决方案一一列出并打印出来(先打印一份再复印),在会议开始前散发下去,如果与会人员较多为了节省纸张可以两人共用一份,这样会议就有了一个大致的纲领。首先会议主持要对问题的背景做简单介绍,大家明确了问题的起源以及目标才好在共同认识的基础上讨论问题。为了充分利用资源调动积极性,可以另外指点一人做会议记录,并在会议结束后以书面的形式将讨论结果通知与会者。

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